MÉTODO PARA LA INTEGRACIÓN DE UN SISTEMA DE PREVENCIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN

Eider Fortea Méndez. Profesora – Investigadora del Departamento de Organización y Producción Industrial. Escuela Politécnica Superior de Ingeniería. Mondragon Unibertsitatea

Lo primero que deberíamos tener claro es porqué hemos de integrar la prevención en nuestro sistema de gestión. Además de ser un requisito legal (art. 1 Ley de Prevención de RiesgosLaborales 31/95, en adelante LPRL), es lógico pensar que la protección de la seguridad y salud de los trabajadores no puede ser algo independiente del resto de las actuaciones de la empresa, como si por una parte fuéramos trabajadores y por otra, personas que pueden enfermar, accidentarse o mantener una actitud preventiva. ¿Tiene esto algún sentido?. Además del coste en recursos diferenciados que supondría todo esto…

Como decíamos, es la propia LPRL la que en su artículo 1 menciona la necesidad de integrar la actividad preventiva en la empresa. Especifica que “la prevención de riesgos debe integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, comprendiendo tanto al conjunto de actividades como a todos los niveles jerárquicos a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales”.

Integrar significa, formar parte de o estar unido con o a, es decir, que el sistema de prevención no debe ser algo ajeno o diferenciado del propio sistema que utiliza la empresa para organizarse, planificarse, etc. Si utilizamos un sistema de gestión de calidad o medio ambiente, por ejemplo, el sistema de gestión de prevención ha de formar parte de ellos, no ir por separado.

Tal y como dice la Ley, es el plan de prevención la herramienta que la organización debe establecer para conseguir la integración de la prevención en el sistema de gestión de la organización. Este plan es la herramienta, y su resultado es el diseño, desarrollo, implantación y
control del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales en la empresa. Según cómo lo diseñemos e implantemos, el grado de integración en el sistema de gestión general de la empresa, será mayor o menor.

Sabiendo, pues, que es el plan de prevención lo que hemos de realizar para integrar la prevención en el sistema de gestión de la empresa, veamos cuáles son las fases de implantación del mismo.

Fases para implantación de un plan de prevención integrado.

Primeramente, corresponde a la dirección de la empresa establecer una política de prevención de riesgos laborales integrada en el resto de políticas de la empresa (la de calidad, de medio ambiente, la de contratación de obras o servicios, contratación de personal, etc.). En la propia política han de asumirse los objetivos y principios preventivos que la Ley de prevención establece.

Así, habrá que redactar una política en la que se establezca, mínimamente que: (art.5 LPRL)

  • “La política en materia de prevención tiene por objeto promover la mejora de las condiciones de trabajo dirigida a elevar el nivel de protección de la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo.
  • Nos comprometemos al cumplimiento de las normas reglamentarias establecidas en PRL.
  • Esta política ha sido elaborada con la participación de los empresarios y de los trabajadores a través de sus organizaciones empresariales y sindicales más representativas. Esta empresa se compromete a establecer mecanismos de consulta y participación en todos los ámbitos referentes a la seguridad y salud de los trabajadores y a contar siempre con los delegados de prevención antes de la toma de decisión en este ámbito.
  • Nos comprometemos a promover la integración eficaz de la prevención de riesgos laborales en el sistema de gestión general de la empresa.
  • Formar a los trabajadores en materia preventiva en sus actividades o a las que vaya a acceder, es básico para conseguir un ambiente seguro y saludable, así como dar la información específica pertinente al plan de evacuación y a la forma de actuación ante un riesgo grave en inminente.
  • Evaluar los riesgos teniendo en cuenta lo exigido por la Ley 31/95 y el Reglamento de los Servicios de Prevención, es la acción básica en la que se sustenta toda la prevención del riesgo laboral.

Y para todo ello, esta empresa sigue los principios de la acción preventiva establecidos en la LPRL (art. 15):

Evitar los riesgos.
Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
Combatir los riesgos en su origen.
Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud.
Tener en cuenta la evolución de la técnica.
Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.
Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.

  • La organización se compromete a disponer de los recursos humanos, técnicos y productivos necesarios para llevar a cabo los objetivos aquí mencionados”
Firmado: Dirección

Esta política, así redactada, es únicamente la de prevención. Sin embargo, para que se considere una política integrada ha de formar parte de otras políticas de la organización, de manera que puedan “mezclarse” objetivos de calidad o medioambiente, o de contratación de personas, etc. consiguiendo, así una única política integrada.

Una vez redactada, dada a conocer la política a toda la organización y habiendo sido aceptada por todos, comenzamos a desarrollar el plan de prevención en las siguientes fases:

1.-Fase de análisis de las características de la empresa

El objetivo de esta fase es adquirir datos de la empresa, como el número de centros de trabajo, los trabajadores en cada centro, los procesos productivos y sus riesgos, las condiciones de trabajo o los tipos de contratación (contratos indefinidos, temporales, por ETT, subcontrataciones).

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2.-Fase de diseño del plan de prevención

El objetivo de esta fase es definir las funciones e interrelaciones en prevención de las diferentes partes del sistema general de la organización. Esta fase consta de tres puntos clave:

a) Estructura organizativa: Pensemos que, más o menos, todas las empresas tenemos un organigrama (donde establecemos quién depende de quién y los cauces de comunicación). Se trataría de establecer dentro de ese organigrama, las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos, tanto las propias técnicas del cargo, como las de prevención.

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Una vez “dibujado” el organigrama de nuestra organización, hemos de determinar las funciones de cada uno de los cargos allí establecidos. Estas funciones han de incluir lo que cada cargo ha de realizar en seguridad laboral. Podemos decir que las funciones preventivas exigidas por el plan de prevención son:
Funciones de dirección
Funciones de la modalidad organizativa elegida (Servicio de prevención propio o ajeno, trabajadores designados, empresario).
Funciones comunes a responsables de cualquier unidad, dpto..
Funciones específicas en prevención, por ejemplo, a RRHH, a compras, servicios u obras, etc.

A continuación, fig. 3, se muestra un ejemplo de cuáles pueden ser, en seguridad, las funciones de la dirección. Para que la redacción de las funciones fuera integrada, serían necesario añadir todas las demás de su cargo.

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b) Organización de la producción: Es decir, cómo nos organizamos para producir o dar servicio: ¿qué procesos tenemos? ¿qué procedimientos? ¿qué prácticas realizamos? O ¿qué instrucciones de actuación tenemos?. Como de lo que se trata es de integrarnos en el sistema de gestión de la empresa, habremos de integrar la seguridad y salud en procedimientos ya existentes, por ejemplo, en compra de equipos o productos, o crear nuevos porque son específicos de prl, por ejemplo, la vigilancia de la salud. Para determinar cuáles son los procedimientos interesantes para nosotros, hemos de tener en cuenta los requisitos legales y las características de nuestra empresa, aunque también podemos ayudarnos de la norma de gestión OHSAS 18001:2007 o la ISO/DIS 45001:2016 (aún borrador. Se espera que se apruebe a mediados de 2017).

c) Modalidad organizativa preventiva: Ya sabemos que la Ley de prevención nos ofrece diferentes alternativas (en ocasiones nos obliga a una de ellas) para ejecutar la prevención en la organización según el número de trabajadores y el grado de peligrosidad: el propio empresario, los trabajadores designados o el servicio de prevención, propio o ajeno. En este caso integrar significa posicionar en el organigrama de nuestra organización cuál es la figura elegida por la organización y definir sus funciones (establecidas por la propia Ley). Igual de importante es establecer cómo se va a realizar la comunicación con la modalidad elegida, es decir, tanto si tenemos un servicio de prevención propio como uno ajeno, debemos organizar cómo va a ser la relación con esa figura: qué hemos de comunicar y cada cuánto tiempo, qué han de comunicarnos, por ejemplo, a la dirección, y cada cuánto tiempo, cómo van a planificar su actuación, etc. En el caso del servicio de prevención propio todo resulta más sencillo, puesto que es parte de nuestra plantilla y por lo tanto funciona dentro del sistema de gestión de la empresa. Sin embargo, el servicio de prevención ajeno no forma parte de nuestra empresa, y precisamente por eso, la relación que se establezca debe estar más organizada y controlada por ambas partes.

3.- Fase de diseño del plan de prevención

Esta fase consiste en llevar a ejecución lo que hemos diseñado. Si seguimos, tal y como estamos haciendo, los requisitos de la LPRL, habremos diseñado procesos, procedimientos e instrucciones para el cumplimiento de esos requisitos. El propio plan de prevención establece la exigencia de elaboración de documentos que nos servirán de base para la implantación del sistema de gestión que estamos creando:

a) La Evaluación de riesgos: Su elaboración y mantenimiento relacionado con la mejora continua es un requisito legal, de tal manera que hayamos de disponer de:

Evaluación inicial.
Evaluación periódica.
Evaluación ocasional.
Evaluación de verificación: relacionada con la planificación de la acción preventiva puesto que se trata de la verificación de las acciones de control, correctivas o preventivas.

En la fase anterior, habremos identificado la necesidad de elaboración de un proceso o procedimiento para la evaluación de riesgos, en el que digamos quién la realiza, cómo, cada cuanto tiempo, qué registros se obtienen, qué indicadores tenemos, etc. En esta fase tenemos el documento denominado evaluación de riesgos constituido por los diferentes tipos de evaluación.

b) Planificación de la acción preventiva: Derivado de la evaluación de los riesgos, tendremos que poner acciones de control, correctivas o preventivas en diferentes puestos de trabajo, lugares, instalaciones, etc. Se trata, por tanto, de elaborar un documento donde se especifique cuál va a ser la planificación de estas acciones: acción concreta, quién la realizará, para cuándo o cada cuánto tiempo, etc.

c) Formación, información y vigilancia de la salud: En la fase previa, probablemente hayamos identificado un proceso, procedimiento (o ambos) de formación de los trabajadores y uno de vigilancia de la salud. Si ya disponíamos de uno en nuestro sistema de gestión, se trataría entonces de añadir las necesidades de formación en seguridad y salud de los trabajadores (identificación de la necesidad, quién se forma, quién forma, cada cuánto tiempo, indicadores, riesgos de no cumplimiento del procedimiento, etc.). En el caso de vigilancia de la salud, al ser un ámbito muy específico de prevención de riesgos, probablemente la empresa no lo tenga incorporado en el sistema si no tiene prevención, por lo que habrá que añadirlo como proceso o procedimiento específico. En esta fase de implantación, se trata de recoger los documentos relativo a la vigilancia de la salud (planificación anual, aptos médicos, revisiones realizadas, negativas de los trabajadores a realizarlas – aquéllos que puedan-, etc.). Respecto a la información, sabemos que en prevención existe cierta información que hay que ofrecer a un trabajador antes de entrar a trabajar en un puesto (evaluación de riesgos del puesto y medidas preventivas, evaluación general y medidas preventivas, actuación en caso de emergencia y riesgo grave e inminente y reconocimiento médico para el apto). Dicha información puede ser incorporada
como parte de la información de incorporación de un trabajador, tanto a los nuevos, como a los que cambian de puesto o a los que han estado de baja de larga duración.

d) Actuación frente a emergencias y riesgos graves e inminentes: Igual que en el caso anterior, en la fase de diseño habremos identificado un procedimiento de actuación ante emergencias y riesgos graves e inminentes. En esta fase se trata
de la elaboración del plan de autoprotección y del protocolo específico de actuación ante una emergencia y riesgos grave e inminente para proporcionar al trabajador. Lógicamente a los trabajadores no les vamos a entregar todo el plan de autoprotección, sino que les daremos las indicaciones necesarias para que evacúen la empresa en caso de emergencia o para que actúan de manera segura en caso de que estén ante un riesgo grave e inminente.

e) Actuación frente a los cambios. Para que un sistema de gestión funcione de manera eficaz y eficiente, ha de ser capaz de anticiparse a los cambios, es decir, determinadas situaciones que la empresa conoce que pueden ocurrir y suponen un cambio, han de estar contempladas y establecido qué hacer. Por ejemplo, una jubilación: si es conocido que un puesto va a quedar vacante por jubilación y no se quiere amortizar, el sistema deberá de haber establecido cómo actuar (contratar a alguien un año antes en ese puesto para que vaya aprendiendo, o cambiar a otra persona de puesto con antelación para el aprendizaje, etc.). Incluso habría que prever y saber cómo actuar antes cambios imprevistos como una baja laboral. En el caso de prevención, son muchas las situaciones donde se pueden producir cambios que necesiten ser gestionados:

Cambio de puesto, de equipamiento, de productos en el puesto, de situación del trabajador (por enfermedad ha pasado a ser trabajador especialmente sensible, por ejemplo) del proceso productivo. Actuación: necesidad de realizar o revisar evaluación de riesgos e información al trabajador, probablemente nueva formación en prl, y vigilancia de la salud. Comunicación con el servicio de prevención (o modalidad elegida). Estas situaciones han de estar contempladas en los procedimientos mencionados anteriormente.

Cambios en la contratación o prestación de servicios: establecer conjuntamente con el servicio de prevención la información que debe ser intercambiada con la empresa contratada (teniendo en cuenta la coordinación de actividades empresariales); comunicar al nuevo proveedor los requisitos internos referentes a seguridad para el producto que le hemos de comprar, etc.. Estas situaciones han de estar contempladas en los procedimientos de coordinación de actividades empresariales y de compra de productos de nuestro sistema de gestión.

3.- Fase de diseño del plan de prevención

El artículo 14 de la LPRL establece que “El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua …”. Tal y como venimos explicando y como lo muestra la figura 4, el propio plan de prevención lleva intrínseca la mejora continua.

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Asimismo, cada uno de los elementos que conforman el sistema de gestión de la organización, ha de construirse bajo el concepto de la mejora continua: procesos, procedimientos, instrucciones, practicas, etc.

La propia evaluación de riesgos y la planificación de la acción preventiva, son concebidas teniendo en cuenta este principio, de manera que siempre han de ser revisadas y controladas o planificadas las acciones identificadas.

Mejora continua significa determinar actividades recurrentes para mejorar el desempeño. Y para mejorar el desempeño, establecemos el sistema de gestión de la prevención gracias al plan de prevención aquí desarrollado.

La revisión es la herramienta que establecemos para llevar al cabo la mejora continua. Esta revisión puede hacerse de muy diversas formas, pero una de las más habituales es la auditoría. De la misma forma que realizamos auditorías para saber si la calidad de nuestros productos es la que nosotros queremos, o realizamos auditorías a nuestros proveedores para saber si trabajan conforme a nuestros requisitos, también podemos realizar auditorías para saber si cumplimos los requisitos legales en prevención, si el procedimiento de coordinación de actividades empresariales se comporta conforme a su objetivo o si todos los trabajadores de taller llevan los epi´s adecuadamente.

Si disponemos de un procedimiento de auditoría interna en nuestro sistema de gestión, sólo habríamos de añadirle aspectos de prevención para considerarlo integrado. En caso contrario, podríamos crear un procedimiento donde especificáramos qué vamos a auditar, cuándo, quién lo va a hacer, cada cuánto tiempo, cómo y a quién se comunican los resultados de la auditoría, etc.

La LPRL no obliga a realizar auditorías internas, pero, realmente, son una herramienta muy buena para llevar a cabo revisiones de sistema de gestión, lo que nos permite cumplir el requisito legal de mejora continua. Las auditorías internas dan mucha información a dirección sobre cuánto de eficiente está siendo el sistema y qué elementos habría que modificar, eliminar o incorporar.

A lo que sí obliga la Ley, es a la realización de auditorías externas en aquellas empresas que tengan servicio de prevención ajeno para todas las especialidades o comparta servicios propios y ajenos. En estos casos, cada 2 o 4 años (según sea empresa de alto riesgo o no Anexo I del Reglamento Servicios de Prevención), la empresa habrá de realizar una auditoría externa legal o reglamentaria donde el equipo de auditores revisará el cumplimiento legal en prevención de dicha organización.

Obviamente cualquiera de las dos actuaciones (auditoría interna o externa) han de ser consultadas a los delegados de prevención. Si compartimos recursos propios y ajenos para la ejecución de la prevención (por ejemplo, trabajadores designados y servicios de prevención ajeno) el servicio de prevención ajeno ha de ser conocedor del informe de auditoría y de las no conformidades encontradas para realizar las actuaciones que le competan.

Si llevamos a cabo todas las fases propuestas en este artículo para la implantación de un plan de prevención, conseguiremos, sin duda, un sistema de gestión integrado en la gestión de la organización, en el grado adecuado a la misma.